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Comment encaisser des chèques pour contribution aux activités sociales sans affecter les comptes des propriétaires?
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Question : Comment déposer des chèques pour contributions aux activités sociales sans affecter les comptes des propriétaires (puisque plusieurs contributeurs ne sont pas des propriétaires).
La règle suivante doit TOUJOURS être observée. On doit percevoir (encaisser) tout item devant être déposé. Donc on ne traite jamais une perception via le menu de Transactions > Générale.
Sil y a plusieurs chèques mais pas nécessairement en même temps, on peut utiliser la méthode suivante:
| • | Menu conventionnel Transactions > Perception de chèques ou d'argent |
| o | Sélectionnez la troisième option d'affichage des comptes ''Afficher tous les comptes sauf les comptes à payer" |
| o | Sélectionnez la catégorie des comptes à recevoir |
| o | Choisissez un compte ''Contributions aux activité sociales", (s'il n'est pas créé, on le crée en cliquant sur le bouton "Créer un compte" (icône avec grosse croix verte) |
| o | Inscrivez le montant du chèque et le no du chèque si désiré |
| ▪ | On peut même y inscrire le nom de celui qui paie dans le même champ que le no de chèque |
| ▪ | Exécuter (Le chèque est maintenant rendu dans le bordereau) |
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Sil y a beaucoup de chèques en même temps, la méthode précédente sera un peu longue. Donc, on va utiliser une autre façon plus rapide et laissant autant de traces comptables et qui pourra re-servir ultérieurement.
| • | Créez un compte à recevoir ''Contributions aux activités sociales'' (via Info >Comptes à recevoir autres que copropriétaires) |
| • | Créez un groupe de transactions appelé ''Encaissement des chèques pour activités sociales'' |
| o | Dans la première colonne intitulée ''No Compte'', tapez le numéro de ce nouveau compte |
| ▪ | Pour inscrire le même numéro plusieurs fois de suite |
| ▪ | tapez le numéro directement et faite Enter |
| ▪ | puis descendez sur l'autre ligne et tapez encore le no et faite Enter |
| ▪ | et ainsi de suite jusqu'à ce quon en aie assez pour les besoins |
| ▪ | Limiter le nombre de lignes puisquon peut réutiliser le même groupe à volonté |
| o | Tapez le nom du payeur et le no du chèque dans la colonne 'Description' |
| ▪ | Inscrivez les montants des chèques dans la colonne ''Débit'' pour chaque ligne |
| ▪ | Comme c'est toujours le même compte, ça n'a pas d'importance si le signataire du chèque n'a pas de compte |
| o | Sur la dernière ligne, sélectionnez le compte ''Revenus pour contributions aux activités sportives'' |
| o | Imprimez ces transactions pour pouvoir en annexer une copie au bordereau de dépôt |
| ▪ | Le montant total a été mis dans le compte de revenu indiqué et les débits ont tous été mis dans le nouveau compte à recevoir créé dans ce but |
| o | Allez ensuite dans le dépôt et ne sélectionnez que le montant quon vient de percevoir pour ces contributions |
| ▪ | S'il y a d'autres chèques déjà encaissés dans le dépôt, les désélectionner tous (première colonne du bordereau) pour ne garder que les chèques encaissés dans ce but |
| o | Imprimez le bordereau et attachez l'imprimé de la transaction précédente. Ainsi, vous aurez (comme la banque), le détail des montants composant le total du bordereau |
Note
Noubliez pas que vous pouvez obtenir de laide nimporte quand en enfonçant F1 sur votre clavier. Ceci affichera immédiatement la page qui explique cet écran dans le manuel dinstructions. Aucune recherche à faire (même si cela est possible évidemment).