Comment encaisser et déposer les chèques reçus des propriétaires

Avant même de penser à collecter les paiements, il faut que vous ayez facturé vos propriétaires pour leurs charges communes. Ils vont payer ce qu’il vous doivent et pour qu’ils vous doivent quelque chose, vous devez leur charger quelque chose.

La première étape est donc de faire la facturation des charges communes. Par la suite, vous pourrez encaisser les chèques reçus en créditant les comptes des copropriétaires.

Le dépôt sera complété entièrement par Condo Manager. Vous n’aurez qu’à confirmer son traitement et à l’imprimer.

Vous devez dire au système combien on doit charger à chacun pour ses charges communes du mois (cela inclut les condominiums qui ne seraient pas encore vendus et donc propriétés du promoteur).

Pour un syndicat de condominiums, ce montant est calculé automatiquement par Condo Manager en multipliant le budget mensuel des charges communes par la quote-part de chacun des copropriétaires.

Si vous n’avez pas déjà inscrit de montant pour les charges communes dans votre budget :

o	Tapez le montant annuel du budget voté en assemblée pour les charges communes

o	Cliquez sur le bouton ‘’Répartir une ligne sur 12 mois’’

▪	Le système divisera le montant annuel par 12 et inscrira les budgets dans toutes les colonnes

•	Si le montant ne se divise pas exactement par 12, il ajustera le dernier mois pour balancer avec votre budget annuel

▪	Assurez-vous que le dernier mois est égal aux autres mois et modifiez-le si nécessaire

•	Si vous modifiez le dernier mois, modifiez le montant annuel en conséquence

▪	Vous pourrez revenir et inscrire les autres budgets plus tard

•	Utilisez le menu Transactions > Facturation Régulière

o	Une petite fenêtre apparaîtra montrant le mois à traiter

▪	Vous ne pouvez pas modifier le mois proposé. C’est géré automatiquement

•	Ainsi, il n’y a pas de risque de ‘sauter’ un mois ou de faire 2 fois le même

▪	Cliquez sur le bouton ‘'Pré-visualiser les transactions''

•	Ceci affichera ce que le système s’apprête à faire (c’est rassurant la première fois)

▪	Si tout est beau, cliquez sur ‘’Exécuter’’

•	Les charges communes du mois seront ajoutées aux comptes des propriétaires

Maintenant que vos propriétaires vous doivent de l’argent, vous pouvez les collecter.

•	Si vous avez des séries de chèques postdatés, classez-les par mois et à l’intérieur des mois, classez-les par numéro de comptes ou d’unités (ceci accélérera le processus)

o	Inscrivez à la plombagine en bas à droite sur le chèque, le numéro des comptes ou des unités. Ainsi, ce sera plus rapide lors de la saisie des encaissements

▪	Utilisez le menu Transactions > Collection par Chèques ou Comptant

▪	Sélectionnez l’option ''Afficher tous les comptes à recevoir" (le choix en haut à droite de la date)

▪	Positionnez-vous sur le premier propriétaire pour qui vous désirez encaisser un chèque (ou du ‘cash’)

▪	En utilisant le clic de la souris ou la barre d’espacement du clavier, cochez dans la colonne ‘’Cliquez si Utilisé’’

▪	Cochez ainsi tous les propriétaires pour lesquels vous avez des chèques à encaisser

▪	Cliquez sur ‘’Rafraîchir’’ afin de positionner tous les propriétaires ayant un crochet en séquence en haut

▪	Les soldes dus apparaîtront dans la colonne ‘’Montant Chèque’’ dès que le crochet sera inscrit au tableau

o	La plupart du temps, c’est payé par chèque et le montant payé correspond au montant dû

▪	Si le montant du chèque est différent du montant dû (celui généré), tapez le vrai montant du chèque

o	Évidemment, quel que soit le montant dû, le montant payé par chèque doit être celui du chèque même

o	Ce n’est pas obligatoire, mais nous le recommandons car il sera inscrit dans la description

o	Habituellement, on n’a pas à la modifier car tout est généré automatiquement

•	Lorsque tous les chèques ont été inscrits, cliquez sur le bouton ‘’Exécuter’’

•	Tous les comptes des propriétaires seront crédités de leur montant respectif et les montants seront accumulés dans un compte temporaire en attendant que vous produisiez le dépôt

Vous n’êtes pas obligé de produire le bordereau immédiatement. Vous pouvez attendre d’avoir plus de chèques encore.

•	Modifiez la date (elle est générée en date du jour)

•	Vous ne pouvez pas rétro-dater le bordereau à une date précédant les dates de collection des items qu’il contient

•	Le compte de banque affiché par défaut est votre compte de chèques

•	Tous les chèques encaissés sont déjà listés dans le bordereau et sont cochés comme devant être déposés

•	Si vous voyez quelque chose d’erroné, vous pouvez aisément retirer du bordereau n’importe quel item encaissé en cliquant sur le bouton ‘’Renverser une perception par chèque’’ ou ‘’Renverser une perception en argent’’

•	Le système retirera cette ligne du bordereau et fera les transactions comptables requises

•	Vous pouvez aussi décocher un item si vous ne voulez pas le déposer immédiatement sans pour autant le renverser

•	Il restera alors dans le bordereau prêt à être déposé ultérieurement

•	Si tout est correct, cliquez sur ‘’Exécuter’’

•	Le bouton ‘’Imprimer’’ deviendra alors disponible. Cliquez dessus pour voir un aperçu du dépôt

•	Cliquez ensuite sur ‘’Imprimer’’ pour imprimer le bordereau. Deux copies, une pour vous et une pour la banque

•	Vous ne devez pas produire de bordereau ailleurs ni autrement que via le système

•	Le système prendra les montants accumulés dans le compte temporaire et les mettra dans le compte de banque choisi. Le compte interne ‘’Items encaissés et non encore déposés’’ DOIT revenir à zéro s’il n’y a plus rien en suspens dans le bordereau de dépôt

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