Comment inscrire et rembourser des dépenses faites par les administrateurs

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Comment inscrire et rembourser des dépenses faites par les administrateurs

Question : Les administrateurs du syndicat engagent des frais relatifs à la gestion ou à l’immeuble.

Comment dois-je inscrire ces dépenses et les rembourser aux membres du conseil ?

Qu’importe si c’est payé ‘comptant’, par carte de crédit ou de débit, cela doit être remboursé aux administrateurs en utilisant une des deux méthodes suivantes :

1 – La plus simple (pas la meilleure cependant) est de faire un chèque pour payer le montant dû en imputant directement le compte de dépense approprié en contre-partie du chèque. Cependant, avec cette méthode, il y aura moins de traces comptables ou d’historiques de ce qui a été payé (excepté via les comptes individuels des dépenses ou en consultant l’Historique des chèques).

Utilisez le menu Transactions > Chèque

·	Tapez le bénéficiaire (ou plus simple encore, choisissez-le dans la liste des comptes à payer)

o	Attention ! Ne cliquez pas sur le gros bouton ‘’Affichez seulement les Fournisseurs ayant des Factures non Payées’’

·	Dans la partie inférieure de la fenêtre, cliquez dans la première colonne et sélectionnez le compte de dépense à imputer en contrepartie.

o	Vous pouvez répartir le montant de la facture dans plusieurs comptes de dépenses si nécessaire

o	Tapez une description pour cette dépense (comme le but, le fournisseur, etc.)

·	Toutes les dépenses indiquées seront totalisées pour constituer le montant du chèque

·	Lorsque vous avez imputé la totalité de la ou des dépenses, cliquez sur ‘’Exécuter’’

2 – Une autre méthode nécessitant plusieurs transactions (celle que nous recommandons) :

•	Quelques unes pour inscrire les factures à payer au fur et à mesure qu’elles vous sont remises

•	Et une autre pour produire un chèque à l’administrateur en remboursement des factures inscrites

L’avantage de cette méthode est que vous avez un historique de toutes les factures dès qu’elles sont enregistrées, lesquelles seront remboursées toutes ensemble lors du chèque fait à l’ordre de l’administrateur.

Pour enregistrer les factures

•	Utilisez le menu Info > Comptes à Payer et créez un compte au nom de l’administrateur (si ce n’est pas déjà créé). Créez-en pour plusieurs administrateurs si besoin est.

·	A chaque fois qu’on vous remet une facture, utilisez le menu Transactions > Factures de Fournisseurs

o	Complétez l’information demandée et cliquez sur ‘’Exécuter’’

o	Enregistrez les factures une par une

§	N’oubliez pas que vous pouvez imputer plusieurs comptes de dépenses en contrepartie

§	Vous pourriez ne faire les chèques aux administrateurs qu’une fois par mois

Lorsque c’est le temps de rembourser les administrateurs…

·	Utilisez le menu Transactions > Chèque

o	Vérifiez la date et le numéro du chèque (si requis)

o	Cliquez sur le gros bouton ‘’Affichez seulement les Fournisseurs ayant des Factures non Payées’’

o	Cliquez sur l’icône de Jumelles d’approche (à droite du champ du bénéficiaire)

o	Sélectionnez le compte de l’administrateur auquel vous voulez faire le chèque

§	Les factures non payées pour cette personne apparaîtront dans la partie du bas de l’écran

o	Si vous désirez les payer toutes, cliquez simplement sur le bouton ‘’Inclure tous les items’’

o	Sinon, tapez le montant que vous désirez payer pour chaque facture dans la colonne ‘’Paiement’’

§	Le montant du chèque sera automatiquement généré en fonction de vos choix

o	Cliquez sur ‘’Exécuter’’ et ‘’Imprimer’, le chèque.

Note

N’oubliez pas que vous pouvez obtenir de l’aide n’importe quand en enfonçant F1 sur votre clavier. Ceci affichera immédiatement la page qui explique cet écran dans le manuel d’instructions. Aucune recherche à faire (même si cela est possible évidemment).