Comment personnalisé le format de mes états financiers?

Question – J’aimerais consolider certains comptes dans mes états financiers, choisir mes colonnes et placer mes comptes dans l’ordre que je veux.

Vous pouvez arranger vos états financiers comme vous le désirez en utilisant une fonction appelée ‘’Agencement’’ dans l’écran du Bilan et de l’État des Revenus et Dépenses.

•	État Comparatif des Revenus et Dépenses (utilise le format des revenus et dépenses conventionnels)

Pour atteindre la fonction d’agencement, il suffit d’entrer dans le Bilan ou l’État des Revenus et Dépenses

•	Cliquez sur le bouton ‘’Créer ou Modifier Agencement’’ à droite du choix des agencements (sous la date)

•	Sous le nom de l'agencement, une zone de commentaires permet d'inscrire une explication ou des directives d'utilisation pour cet agencement (puisque vous pouvez en avoir plusieurs, utilisés selon certaines circonstances ou en fonction des gens à qui vous les remettez)

•	Inscrivez le nom du rapport (il pourrait donc être bilingue si vous le désirez)

•	Comme cette option existe dans l’état financier lui-même, nous recommandons de ne pas la cocher

•	Choisissez les colonnes à inclure dans le rapport (parmi celles disponibles dans le rapport en question) en cliquant sur le bouton au dessus de la grille du bas ‘’Choisir les Colonnes’’

•	Rappelez-vous cependant que tous nos rapports doivent être imprimés sur un format de papier lettre (8.5 X 11) (portrait ou paysage)

•	Utile pour ceux qui désirent des titres de rapports et de colonnes bilingues (car ils peuvent déjà renommer les comptes dans l'agencement sans affecter leur vrai nom dans la tenue de livres)

•	Les comptes à zéro sont toujours affichés en mode 'Agencement' afin que ces comptes soient additionnés dans le regroupement lorsqu'ils auront des soldes

•

Dans la grille du bas, vous pouvez consolider vos comptes en créant des groupes et des sous-groupes selon vos besoins. Pour cela, positionnez-vous sur le premier compte devant faire partie d’un groupe et cliquez à droite et sélectionnez ‘Ajouter un Groupe’ ou utilisez le bouton en haut de la grille ‘’Ajouter Groupe’’

•	Le groupe sera créé avec le nom par défaut ‘’Groupe’, que vous devez modifier

•	Si vous bougez un compte vers la droite, il créera un groupe ou un sous-groupe s’il fait déjà partie d’un groupe

•	Si vous le bougez vers la gauche, il sera retiré du groupe ou du sous-groupe

•	Si déplacez un compte sélectionné vers la droite, il sera inséré dans le groupe au dessus de lui

•	Ou créera un nouveau groupe s'il n'est pas situé immédiatement sous un groupe déjà créé

•	Pour retirer un compte d'un groupe, vous le faites glisser vers la gauche grâce au bouton de déplacement (Flèche bleue vers la gauche au dessus de la grille)

•	Il sera retiré du groupe et vous pourrez le repositionner où vous désirez en utilisant les flèches vers le haut ou le bas (celles au dessus de la grille, pas celles dans la barre d'icônes du haut de l'écran)

•	Il redevient un compte indépendant que vous pourrez ou non inclure plus tard dans un autre groupe si désiré ou le laissé à part sur l'état financier

•	Vous devez créer le premier niveau (Groupe) avant de créer des sous-groupes

•	Ou en utilisant le clic droit de la souris et en choisissant ‘’"Modifier Texte"

•	Ces modifications n'entraîneront pas de modifications dans les noms des comptes réels dans votre tenue de livres. Ce ne sont que des masques qui seront appliqués lors de l'affichage ou de l'impression des états financiers.

•	Cependant, si vous modifiez le nom réel du compte dans votre tenue de livres, cela n'aura pas non plus d'impact sur le nom que vous aurez modifié dans les agencements puisque les noms des agencements sont indépendants de ceux de la tenue de livres après qu'ils ont été modifiés

•	Il faut donc porter attention à ce fait si vous modifiez des noms de comptes après avoir créé vos agencements dans les états financiers

•	Positionnez vos comptes comme vous le désirez à l'intérieur des groupes et positionnez vos groupes dans l'ordre désiré

•	Il suffit d'utiliser les flèches 'vers le haut' et 'vers le bas' pour positionner un regroupement d'un seul coup ou chacun des comptes à l'intérieur d'un regroupement

•	Vous pouvez sélectionner plusieurs comptes dans une série (du premier au dernier de la série)

•	Vous devez tenir la touche du clavier MAJ enfoncée et sélectionner le premier et le dernier compte de la série

•	Tous les comptes inclus entre les deux seront sélectionnés (ils devront jaunes).

•	Vous pouvez bouger la série d'un seul coup en utilisant les flèches au dessus de la grille (pas les flèches en haut de l'écran

•	Si vous créez un compte après avoir créé un agencement, il sera ajouté à la fin de la liste de vos comptes

•	Vous pourrez le positionner où vous voudrez par la suite et l’insérer dans un groupe et par la suite dans un sous-groupe (ou le laisser indépendant)

•	Vous pouvez aussi imprimer votre agencement mais souvenez-vous que les soldes n’apparaîtront pas car il ne s’agit seulement d’un outil de formatage

•	Cliquez sur le bouton "Quitter’’ en haut à droite pour retourner à l’État financier réel.

•	En entrant dans l'écran de l'état financier (du Bilan ou de l'État des Revenus et Dépenses), il n'y a rien d'affiché et l'agencement par défaut est déjà généré dans le champ de choix de l'agencement.

•	Après que vous aurez utilisé un agencement, le système se rappellera lequel vous aviez utilisé et le proposera automatiquement (vous pouvez en changer évidemment)

•	Si vous cliquez sur "Rafraîchir" maintenant, l'agencement par défaut sera appliqué, c'est-à-dire que vos comptes ayant des soldes seront affichés en ordre numérique de comptes dans leur section respective

•	Si vous désirez utiliser un autre agencement que celui par défaut ou encore créer un nouvel Agencement, cliquez sur le bouton "Créer ou Modifier un Agencement"

•	Sélectionnez celui que vous désirez et double-cliquez dessus (ou sélectionnez-le et cliquez sur le bouton "Choisir l'Item Sélectionné").

•	Utilisez le petit signe " + " à gauche des regroupements ou le clic droit de la souris pour faire afficher ou masquer les détails des comptes qui y sont inclus

•	Vous pouvez aussi choisir d'afficher les détails selon le niveau de consolidation (1, 2 ou 3)

•	En utilisant un de ces 3 boutons, vous pouvez d'un seul clic masquer ou afficher toute une catégorie

•	Vos états financiers peuvent donc être très détaillés ou très condensés à votre choix sans pour autant que vous ayez à créer plusieurs agencements

•

L'état comparatif des revenus et dépenses épousera l'agencement choisi dans l'état simple des revenus et dépenses. Il n'y a pas d'agencement spécifique pour le comparatif, car nous utilisons le même que pour l'état régulier des revenus et dépenses (présumant que vous ne présenterez pas des états financiers n'étant pas regroupés de la même façon sur deux rapports différents)

•	Les comptes à zéro sont exclus par défaut des états financiers produits pour ne pas en alourdir la lecture mais une option vous permet de les afficher (pour des fins comptables)

•	Lorsque vous appliquerez un agencement, les soldes seront calculés et les comptes disposés en fonction de l'agencement avec les noms que vous avez acceptés ou modifiés dans l'agencement même

•

Ils peuvent donc être différents des noms réels dans votre tenue de livres et en conséquence, même si vous modifiez le nom du compte dans votre comptabilité, ce dernier demeurera comme il a été inscrit dans l'agencement. Vous pouvez cependant en modifier le texte directement dans l'agencement si besoin est

En utilisant le clic droit de la souris, lorsque vous êtes dans l'état financier, vous avez accès à plusieurs menus dont un pour imposer (ou supprimer) un saut de page.

Lorsque vous imprimerez un état financier, vous pourrez choisir n'importe quel agencement déjà créé. Vous avez donc plus de souplesse dans la présentation des états financiers.

Comme tous les autres documents produits par Condo Manager, vous pouvez exporter le bilan en format PDF, Word ou Excel et l'expédier par courriel.

N’oubliez pas que vous pouvez obtenir de l’aide n’importe quand en enfonçant F1 sur votre clavier. Ceci affichera immédiatement la page qui explique cet écran dans le manuel d’instructions. Aucune recherche à faire (même si cela est possible évidemment).

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