Comptabilité de caisse vs comptabiltité d'exercice

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Comptabilité de caisse vs comptabiltité d'exercice

Question : J’ai chargé toutes les charges communes. Certains propriétaires n’ont pas encore payés. Pourquoi sont-ils montrés en total dans les revenus alors qu’ils ne sont pas encore payés ?

Votre raisonnement peut paraître logique à première vue. En effet, c’est ainsi que nos affaires personnelles sont gérées. Nous ne comptons pas les revenus avant qu’ils ne soient reçus. C’est ce qu’on appelle une ‘comptabilité de caisse’ par opposition à une ‘comptabilité d’exercice’. Tous les systèmes comptables opèrent avec une comptabilité d’exercice (souvent appelé ‘à parties doubles’). C’est la méthode utilisée par toutes les entreprises, les institutions financières, etc. et … les syndicats de copropriété. Condo Manager ne fait pas exception.

Il y a des différences majeures entre les deux systèmes.

Prenons un exemple comparant les deux méthodes.

Comptabilité de caisse:

•	Les revenus sont enregistrés lorsqu’ils sont encaissés seulement

•	Les dépenses sont enregistrées lorsqu’elles sont déboursées (Comme dans nos finances personnelles)

Comptabilité d’exercice (à parties doubles) :

•	Les revenus sont enregistrés dès qu’ils sont générés par la charge faite au client, qu’importe si plus tard, ils seront ou non collectés

•	Les dépenses sont enregistrées dès réception des factures des fournisseurs qu’importe quand on les paiera

Ainsi, dès qu’un montant est dû au syndicat (comme les charges communes par exemple), il est facturé au propriétaire. Éventuellement, le propriétaire paiera son dû. Si le syndicat ne peut percevoir le montant dû après avoir épuisé tous les moyens légaux pour le faire, il enregistrera une dépense appelée ‘’mauvaise créance’’. Il n’affectera jamais les revenus générés lors de la facturation des charges communes.

Les comptes à recevoir sont administrés ainsi. Nous facturons les propriétaires pour ce qu’ils doivent au syndicat et nous créditons les revenus sans attendre s’ils paieront ou non leur compte. Les revenus ne seront jamais renversés. Si le propriétaire ne paie jamais, le montant sera mis dans les mauvaises créances (une dépense pour le syndicat).

Pour vous aider à bien comprendre une comptabilité, prenons l’exemple de votre banque qui vous envoie le relevé de compte pour votre carte de crédit. Ils n’attendront pas d’avoir reçu le paiement avant de vous facturer et de l’inscrire sur votre relevé. La banque a un compte à recevoir qu’elle va tenter de collecter. Si elle n’y parvient pas, elle fera ce que le syndicat ferait dans la même situation, elle ‘effacera’ le compte à recevoir et l’imputera aux mauvaises créances.

Commentaires

Vous disposez de nombreux rapports sur les comptes à recevoir (via Rapports > Listes de comptes).

Vous avez des listes très détaillées, chronologiques ou plus simples selon vos besoins. Jetez-y un coup d’œil et sélectionnez celles qui vous paraissent rencontrer vos besoins.