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Qu'est-ce
qu'est le service de tenue de livres à distance?
Il
s'agit d'un service de comptabilité mais fait à
partir de nos bureaux. Nous faisons l'ensemble de la tenue
de livre de votre syndicat mais sans que vos documents (factures,
contrats..) ne quittent physiquement vos locaux.
Vous
recevrez tous les mois par courriel les états financiers
complets du syndicat. Les copropriétaires recevront
tant qu'à eux leur état de compte par courriel
également.
Vous
pourrez également en tout temps consulter les états
financiers et les états de comptes de propriétaires
et fournisseurs sur le site web de votre syndicat fourni
gracieusement avec ce service.
Comment
ça marche?
A
la signature du contrat, nous installons dans vos locaux
un logiciel qui vous permet de digitaliser vos documents
et de les envoyer sur nos serveurs spécialisés.
- Toutes
les semaines, vous digitalisez vos documents à
votre rythme et à l'heure qui vous convient. La
procédure est complètement automatisée
par notre logiciel spécialisé et très
facile à utiliser.
- Une
fois les documents reçus sur nos serveurs, nos
employés expérimentés les traitent.
- Nous
vous retournons les chèques et dépôts
à imprimer par courriel. Ceux-ci seront également
disponibles à partir de notre site web.
Est-ce
que ce service est pour moi?
Ce
service s'adresse aux syndicats qui désirent confier
leur tenue de livres à des professionnels à
coût abordable.
Ce
n'est pas un service de gestion complète, dans le
sens où nous n'irons pas inspecter les lieux ou négocier
des contrats pour vous.
Voici
un exemple des tâches que nous ferons:
- Facturation
des charges communes régulières et facturation
spéciale
- Inscription
des paiements des propriétaires
- Inscription
des factures à payer
- Production
des états financiers du syndicat
- Rédaction
des chèques et des bordereaux de dépôt
- Production
des états de comptes des propriétaires chaque
mois
- etc...
Et
voici un exemple des tâches que nous ne ferons PAS:
- Impression
des chèques et signature des chèques
- Dépôt
physique à la banque
- Présence
aux assemblées annuelles
- Inspection
de l'immeuble et des travaux
- Négociation
de contrats
- Collection
et poursuite de mauvais payeur
- etc...
Quels
sont les avantages du service de tenue de livre à
distance de Condo Manager versus un gestionnaire externe
traditionnel?
- Vous
contrôlez les fonds de votre syndicat (vous signer
les chèques!)
- Vous
pouvez approuver ou non le paiement des factures avant
qu'elles soient payées
- Vous
conservez tous vos documents à vos bureaux
Qu'arrive-t-il
à mes données à la fin du contrat?
Vous
pourrez obtenir une copie de vos données sous format
Condo Manager ou sur papier que vous renouveliez ou non
votre contrat.
Comment
coûte ce service?
Le
prix de ce service varie en fonction du nombre d'unités
de logement de votre syndicat. S.v.p.
communiquez avec nous pour obtenir un prix.
De
quel équipement ai-je besoin?
Vous
avez besoin d'un ordinateur avec Windows XP ou Vista et
ayant l'accès à Internet.
Est-ce
que je peux utiliser le "scanner" que je possède
déjà?
Oui.
Nous pouvons vous fournir un "scanner" lors de
la signature du contrat ou vous pouvez utiliser celui que
vous possédez déjà.
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